Persondata

CLEAN

CLEAN er en non-profit netværksorganisation og vores primære opgave er at føre organisationer og interessenter indenfor cleantech sammen i events, projekter og andre samarbejder. Disse aktiviteter kræver at vi kender vores netværk og kan holde kontakt med organisationer og interessenter.

Vi henvender os i udgangspunktet kun til ansatte i organisationer, som har deltaget i vore aktiviteter og vi opbevarer og vedligeholder kontaktdata på disse personer for at kunne servicere vores netværk. Dette kunne eksempelvis være med forslag til potentielle samarbejdsparter til fordel for organisationerne eller som del af vores udvikling og gennemførelse af nye aktiviteter i netværket.

Som udgangspunkt går vi i CLEAN ud fra at alle deltagere i CLEANs aktiviteter er velvidende om at CLEAN opbevarer de data som deltagere udleverer i forbindelse med aktiviteterne og at CLEAN bruger disse til at holde kontakt og til at udvikle nye aktiviteter.

I forbindelse med håndteringen af de af vore projekter som er støttet af forskellige støttegivere skal vi i forskelligt omfang dokumentere vore aktiviteter, og i nogle projekter også vore og partneres omkostninger i projekterne. I disse tilfælde opbevarer vi og håndterer persondata i form af timeregistreringer, lønsedler, ansættelseskontrakter og diverse omkostningsbilag.

Brug af data.

Kontaktdata bliver brugt til:

  • At tage kontakt til personer i netværket som CLEAN vurderer kunne være interesserede i aktiviteter, projekter eller samarbejder i netværket.
  • At dokumentere vore aktiviteter overfor diverse støttegivere som i nogle tilfælde kræver at dokumentation gemmes i mange år frem.

Persondata bliver brugt til:

  • At dokumentere egne og partneres omkostninger ved gennemførelse af projekter med henblik på at afgøre og bekræfte støttens størrelse i de forskellige projekter overfor støttegiver.

Opbevaring af data.

CLEAN bruger udelukkende krypterede online IT systemer til at opbevare kontakt- og persondata og alle systemer er styret med adgangskontrol. Vore primære systemer er:

  • Podio.com af Citrix
  • Box.com

Overførsel af data til 3. part.

Når CLEAN videregiver persondata til 3. part så som støttegivere, offentlige myndigheder eller revisorer bruges altid krypteret forbindelse og kun som anvist i de støtteprogrammer hvor data skal bruges som dokumentation:

  • Emails sendes krypteret når det vurderes nødvendigt
  • Filer deles over krypteret adgang igennem filstyringssystem

CLEAN stiller facilitet til rådighed for partnere til at disse kan videregive persondata til CLEAN over krypteret forbindelse, men i udgangspunkt har partnere selv ansvar for sikker overførsel af egne persondata til CLEAN.

Har du spørgsmål til CLEANs opbevaring og håndtering af persondata er du velkommen til at kontakte Mikkel Larsen-Ledet.